De doorlichting van de bibliotheek is uitgevoerd onder leiding van Andersson Elffers Felix (AEF) en vond plaats in het kader van een reeks van doorlichtingen van de gehele gemeentelijke organisatie die in samenhang met het verminderen van de externe inhuur en de kerntakendiscussie vanaf 2014 in het totaal een structurele besparing van 55 miljoen euro moeten opleveren, aldus de gemeente Utrecht. 

De benchmark met andere grote steden laat onder andere zien dat enkele kostenposten (huisvesting en media) in Utrecht lager zijn dan in andere steden. De Utrechtse collectie is groter en materialen worden vaker geleend. Daarin behoort Utrecht tot de best presterende gemeenten. Zwakke punten zijn de hoge personeels- en automatiseringskosten en het relatief lage aantal (jeugd)leden en bezoekers in de vestigingen, aldus het rapport. (PDF)

Verbeteringen in de bedrijfsvoering kunnen leiden tot besparingen van 255.000 euro in 2014. Uit de vergelijking van de Bibliotheek Utrecht met die van de andere grote steden blijkt dat Utrecht een iets minder groot deel van de bevolking aan zich weet te binden met een lidmaatschap en volgens de onderzoekers moet de bibliotheek dan ook inzetten op het werven van meer leden om zo meer eigen inkomsten te genereren. Daarnaast kunnen besparingen gerealiseerd worden door netwerkverbinding op de markt te kopen en personeelskosten te reduceren.

Sluiting filialen
Een andere vorm van besparing zien de onderzoekers in het concentreren van vestigingen, waarvoor zij twee scenario´s hebben uitgewerkt. Dit zou kunnen leiden tot een besparing van 219.000 tot 358.000 euro in 2014 (afhankelijk van het scenario) en in 2017 673.000 euro.
In Utrecht zijn er op dit moment vijftien bibliotheken. Dat is relatief veel in vergelijking met de andere grote steden, zo stellen de onderzoekers. Het is volgens de doorlichting mogelijk om een aantal vestigingen te sluiten terwijl er toch een bibliotheek binnen een straal van 1,5 kilometer van de meeste bewoners van Utrecht beschikbaar blijft.

In beide scenario´s wordt uitgegaan van de realisering van een nieuwe centrale op het Smakkelaarsveld in 2016. Op het moment dat deze opengaat kunnen drie vestigingen die op loopafstand daarvan liggen (Lombok, Oog in al en Plantage) sluiten, aldus het rapport. Een andere vestiging (Vleuten) zou al in 2012 dicht kunnen gaan omdat deze in de buurt ligt van andere vestigingen. Lunetten zou in 2014 sluiten bij de opening van een nieuwe vestiging aan 't Goylaan. In het tweede scenario, ´Verder concentreren´, zouden in 2012 ook nog de vestigingen De Meern en Waterwin sluiten. En in 2014 behalve Lunetten ook nog Hoograven, terwijl voor 2016 aan de bovengenoemde drie in dit scenario ook Tuinwijk toegevoegd wordt als een vestiging om potentieel te sluiten.

Deze vermindering van het aantal vestigingen zou echter wel gepaard moeten gaan met een kwaliteitsimpuls in de vorm van een verruiming van de openingsuren naar 40 tot 50 uur en met de opening van een nieuw filiaal in Utrecht-Oost, zo stellen de onderzoekers.

Verzelfstandiging
De onderzoekers hebben ook gekeken naar de consequenties van verzelfstandiging van de Bibliotheek Utrecht. Op de lange termijn kan een verzelfstandiging leiden tot een bezuiniging, zo stellen zij. Of deze besparingen gerealiseerd kunnen worden hangt af van een groot aantal factoren, onder andere de hoeveelheid bezittingen die met een verzelfstandiging worden overgedragen. Op korte termijn is geen bezuiniging te verwachten als gevolg van de verzelfstandiging, pas na 2014 treden er baten op. Gezien de vereiste opbouw van reserves van een zelfstandige bibliotheekstichting en de daartoe benodigde overdracht van kapitaal zal dit vanaf 2020 leiden tot besparingen. Conclusie: Voor de Bibliotheek Utrecht heeft het meer voordelen dan nadelen om als zelfstandige stichting in een subsidierelatie met de gemeente verder te gaan. De voordelen zijn een snellere interne besluitvorming, meer autonomie in het bepalen van het beleid en in de bedrijfsvoering, en het beter kunnen aangaan van samenwerkingsrelaties met andere bibliotheken. Een nadeel is dat de korte lijn met de Utrechtse bestuurders vervalt. Vanuit het oogpunt van besparingen is een verzelfstandiging pas op langere termijn interessant.

Naar de mogelijkheden en consequenties van provinciale samenwerking wordt nog gekeken in een aanvullend onderzoek waarin een vergelijking wordt gemaakt tussen de (gefuseerde) bibliotheken in de provincie Groningen met de gezamenlijke bibliotheken in de provincie Utrecht.
Verzelfstandiging van de Gemeentebibliotheek Utrecht werd overigens in het advies Een uitgelezen kans in 2010 een voorwaarde genoemd om te komen tot een verdergaande vorm van samenwerking van alle bibliotheken in de provincie Utrecht in de vorm van een federatie of fusie. Zie ook dit bericht.

Overigens berichtte de gemeente recent dat het Utrechtse college voorstelt om in het nieuwe gebouw op het Smakkelaarsveld wel filmhuis Artplex en de bibliotheek onder te brengen, maar niet het Utrechts Centrum voor de Kunsten (UCK). Het college komt tot de conclusie dat alleen het plan voor de realisatie van een nieuwe centrale bibliotheek, een Artplex, woningen en parkeren voldoet aan de gestelde financiële eisen en binnen het Masterplan stationsgebied past. Het opnemen van het UCK in het gebouw zou te duur worden. Nadat de raad haar keuze heeft gemaakt en duidelijk is voor wie het gebouw gemaakt wordt, kan architectenbureau Rapp+Rapp verder met het ontwerp. Naar verwachting is het Voorlopig Ontwerp na de zomer van 2011 gereed. Pas na de zomer van 2011 is er meer duidelijkheid over de verdere planning.