Dit is de eerste operationele aanbeveling in een rapport van Het Expertisecentrum (HEC, www.hec.nl) over de Stichting Bibliotheek.nl. De aanleiding voor het laten maken van het rapport, met de titel Toekomstgerichte Review Bibliotheek.nl, is dat OCW, het IPO en vooral de VNG zich – zoals al meermalen bleek – zorgen maken over Bibliotheek.nl en over de structurele kosten voor bibliotheken. OCW meldde desgevraagd dat het Sectorinstituut (SIOB) - die volgens OCW 'een meesturende adviesrol' heeft - kritisch is over de subsidieaanvraag 2011 van Bibliotheek.nl. OCW vindt het niet alleen voor Bibliotheek.nl, maar voor de hele branche van belang dat er een goed beeld komt van de structurele kosten. Het is een probleem voor de hele branche dat het er nu niet is. OCW hoopt overigens wel dat SIOB en Bibliotheek.nl er onderling uitkomen en dat het SIOB eind januari groen licht kan geven over de subsidieaanvraag.

Suggesties
Het HEC doet de volgende operationele suggesties:

• Stel een programmamanager aan die belast wordt met aanbrengen van samenhang en transparantie;
• Richt een programmabureau in dat de documentatie verzorgt, benodigd voor sturing, afstemming, eenduidige communicatie, kwaliteitsbewaking en risicomanagement.
• Stel een business case samen (met o.a. de benodigde financiële middelen en personele inzet voor de realisatie).

Bestuurlijke kant
Het HEC heeft ook naar de ingewikkelde bestuurlijke kant gekeken. Geconstateerd wordt dat gemeenten, bibliotheken, provincies, PSO’s, OCW, de VOB, het SIOB en Bibliotheek.nl allemaal hun eigen beleid hebben. In die complexe bestuurlijke en financiële constellatie met veel turbulentie, dynamiek en hectiek wordt Bibliotheek.nl volgens het HEC niet alleen geacht een ICT-ontwikkelingstraject, maar ook een implementatietraject een organisatieverandertraject en een 'in beheer name'-traject uit (laten) voeren.

Het HEC vindt dat er eigenlijk een eenduidige eigenaar van de geformuleerde doelstellingen moet zijn, in het jargon van MSP (= Managing Successful Programmes) een Senior Responsible Owner (SRO). (MSP is een door overheden aanbevolen methode voor het uitvoeren van programma;s en projecten). Het HEC ziet echter in dat het in de huidige bestuurlijke constellatie niet eenvoudig is om zo’n rol in te vullen. Aanbevolen wordt jaarlijkse werkconferenties te houden. Ook zou Bibliotheek.nl zich vaker moeten verstaan met de charterpartners (OCW, IPO en VNG).

Reactie Bibliotheek.nl
Bibliotheek.nl heeft in een reactie op 5 januari 2011 aan OCW laten weten de conclusies een aanbevelingen in grote lijnen te kunnen onderschrijven. De operationele aanbevelingen worden overgenomen. Ook de communicatie zal worden versterkt. Wel wordt gewezen op de constatering van het HEC dat de activiteiten van Bibliotheek.nl niet alleen een ICT-ontwikkeltraject zijn, maar ook een implementatie-, een organisatieverander- en een 'in beheer name'-traject.
Bibliotheek.nl benadrukt dat het de afnemers (dus de bibliotheken) zijn die een doorslaggevende rol spelen. 'Concreet betekent dit voor ons dat wij de interactie met de deelnemende bibliotheken zullen intensiveren, onder meer via nauw overleg met de VOB en door middel van de instelling van een Gebruikersraad.'

Het hele rapport en de reactie van Bibliotheek.nl staan op de VNG-site.